投标书编制必须要在认真审阅招标书和充分消化理解标书中全部条款内容的基础上方可开始。投标书编制过程中必须对招标书规定的条款要求逐条作出相应反应，否则将被招标方视作有差异或不反应（在评标时扣分），严重的还将可能视作废标。投标书的商务文件通常由进出口公司或工厂进出口部门编制，技术文件由生产厂商或有关技术工程师编制或提供数据，资格文件由双方共同提供资料编制。作为专业的上海电线电缆进出口公司，常常可提供投标书编制的全套服务，工厂只需按要求提供必需的资料和信息。
1、投标书
商务文件的编制投标书商务文件应该由投标函格式、投标保函、投标授权书、投标价格表、质保承诺和活价调整率等组成。
（1）投标函格式（BID FORM）
投标函格式是投标书中的灵魂，任何一个细节错误将可能会被视作废标，因此填写时应倍加小心。除了认真填写日期、贷款编号（贷款项目）、标书编号外，应着重注意下列几点：
① 投标总金额
② 应在投标价格表编制完毕的基础上，反复核对无误后，分别用阿拉伯数字和文字填写，两者不得有差异，并要求正确书写货币名称。
③ 投标书有效期
应根据招标书相应条款中的规定，填写自开标之日算起的投标书有效期，一般为120天。
④ 开始交货和交货完成期
有的投标书要求注明如果中标，自授标通知书起的开始交货期和交货完成期，这些必须要与制造厂商制定交货时间表后，略放一定余量，并且注意实际交货完成期只能在招标书规定的交货完成期之前，即只能提前，不能滞后。
⑤ 代理名称和佣金
某些国家的招标书要求投标函格式中应注明当地代理的名称、地址和佣金金额，一旦中标履约后，将由买方用当地货币支付。因此，一般投标函格式中所示代理佣金比例不宜过高，以1%为宜，因为代理佣金比例过高，在评标时会视作有腐败行为嫌疑。另外，国外代理一般也不愿其佣金比例完全暴露在投标书上，且全部由买方用本国货币支付。
（2）投标保函（BID SECURITY）
投标保函也是投标书商务文件中缺一不可的重要文件。投标书中没有投标保函，招标方将视作投标人无诚意投标而作废标处理。投标保函一般无任何风险，因为不管开标后是否中标，投标保函均会由买方按时退回给投标保函的开具银行。一般投标保函有效期需在投标书有效期基础上增加30天，即为150天。投标保函应由投标人银行按照招标书规定格式开具，可以是信开（信函格式），也可以是电开（银行内部传真电报SWIFT）。但是电开时应要求银行在给国外转开银行的电文中明确招标方为受益人，并在开标日之前送达到招标方有关部门。投标保函的金额一般为投标总金额的2%，但近年来为了防止银行泄密，一般招标书中都规定了具体保函金额。
（3） 投标价格表（PRICE SCHEDULE）
投标价格表应明确显示货物或服务的名称内容、数量、单价和总价。有的国际招标书还规定投标价格表应分别注明离岸价（FOB）和到岸价（CIF），并要求另外制备运抵招标方所在国最终目的地的内陆运输（服务）价。按世行和亚行的规定，如果单价和总价不符时，以单价为准；分项价与总价有差异时，以分项价为准。电线电缆投标价格表制备时应充分注意考虑原材料的国际行情，因为电线电缆的价格组成是料重工轻，特别是招标书如果规定投标价格是固定价格时，生产厂商要注意做好主要原材料的套期保值的准备工作。
（4） 投标授权书（POWER OF ATTORNEY）
投标授权书又是投标书中一份不可缺少的重要法律文件，一般由所在公司或单位的法人授权给参加投标单位或部门负责人，阐明该负责人将代表法人参与和全权处理一切投标活动，包括投标书签字，与招标方进行标前或标后澄清，参与商务技术谈判并签订合同等。投标授权书文字简明扼要，但必须结构严密逻辑清楚，一般应由法律顾问执笔或参照约定格式。
（5）质保承诺书（WARRANTY）
质保承诺书按照国际惯例应承诺所供货物是用最新工艺和设计，并用新的原材料制造而无工艺缺陷的产品，该产品完全按照招标书规定的技术规范和试验方法进行制造和测试检验。同时质保承诺书还必须确认自货物调试后12个月内或自货物运抵目的地（港）18个月内，一旦买方发现任何问题，应予以修理，退还和赔偿。
（6） 活价调整率表（PRICE VARIATION）
如果招标书规定投标价格将置于活价调整时，投标书商务文件必须要编制一份活价调整率表，即将各项原材料在开标30天前的价格逐一正确列示，并注明价格信息来源。例如：在编制电线电缆国际投标书时，必须要正确无误地提供伦敦金属交易所（LME）的铜、铝价格，或其它主要原材料价格，包括国际上聚氯乙烯或聚乙烯价格等。在合同执行时，买方将根据实际发货前第三个月的平均国际原材料价格，置于下列活价公式下计算（印度钢芯铝绞线标ZEBRA），并按此计算结果支付货款。
dEC=ECO[a(A1-A0)/A0+b(B1-B0)/B0] 在此公式中： dEC=调整的美元价（除去运费） ECO=CIF导线美元价（除去预付款、印度代理佣金和运费） #39;0#39;=开标日之前30天的原材料价格 #39;1#39;=实际发运前第三个月的原材料日平均价 A=电工用铝锭（LME） B=高级电解锌（BULLETIN或LME） a=电工用铝锭系数（0.65） b=高级电解锌系数（0.02） CIF价的33%（0.33）为固定系数（加工费等），不置于活价调整公式。
2、投标书资格文件的编制
投标书资格文件一般包括进出口公司和制造厂商（工厂）两部分组成，如果制造厂商自行投标，那么只需提供其自行的资格文件即可。投标书资格文件按招标书规定，除了证明投标人是合格的投标人（有参加投标起码资格）外，还必须提供下列足够的支持文件：
（1）投标人和生产厂商的概况；
（2）投标人和生产厂商的营业执照；
（3）投标人和生产厂商的三年财务报表和审计报告，包括资产平衡表、利润表和资金流量表（有的招标书规定提供五年财务报表）；
（4）投标人和生产厂商的银行资信报告或证明，以确认如果中标后投标人和生产厂商财力上有能力履行合同。
（5）生产厂商的供货经历和用户运行证明，供货数量多少应达到投标书的规定。例如：印度钢芯铝绞线（ZEBRA）标规定生产厂商必须是已供货类似产品1000km以上的证明，即包括供货合同，质量检验明，发货单和用户运行证明，否则投标书和生产厂商将被视作供货经历有异议，评标时将会被扣分或失去中标资格。
（7）生产厂商所供货物的生产设备、检测设施以及质量控制流程，包括ISO9000证明。
3、技术文件编制
技术文件编制一般由生产厂商的有关工程师在认真查阅招标书的技术规范和要求后，逐项确认，并针对招标书技术规范中所规定的技术数据作积极明确的响应。原则上一般不填写技术差异，否则将会因技术差异而被扣分，重大技术差异将会被视为废标。在编制技术文件时，生产厂商还必须要十分注意投标书技术规范所述货物的试验标准和方法，因为有的招标书技术规范是由买方请国际上有权威的监理公司编制的，其技术要求和试验方法较通用国际标准高，对此投标人和生产厂商应采取谨慎态度，有异议或问题应及时提出澄清。技术文件编制一般包括下列内容：
（1） 技术参数保准书
（2） 产品结构图，电线电缆除产品结构图外，还要准备包装盘图
（3）类似产品的型式试验报告，这些型式试验报告必须是在独立的有权威的实验机构进行的。投标书的商务文件，资格文件和技术文件编制完成后必须要进行认真校对，特别是商务文件中投标函格式和投标报价表所列示的价格必须是一致的和正确无误的。校对完毕后，商务文件应由被授权的投标负责人签字盖章，投标书每页还必须进行角签。投标书编制时一般采用英文，有关证明和试验报告如果是中文，应由权威翻译机构翻译盖章，以示翻译文件的正确性。
